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企業主必備「優化時間」的Google行事曆技巧

企業主必備「優化時間」的Google行事曆技巧
 
2020新的一年大家都有新的計劃及想法,有減肥的、有學習、有旅遊的、有公益的、有健身的、有升遷的、有跳槽的…,但我想企業主應該還是「盈利第一」,畢竟偉大的夢想,需要資源去實踐。
 
而通常越辦不到的事,就越會列入計畫當中,而通常越是要來計畫的事,越是無法如期完成的事,有時不是意志力的問題,也不是懶不懶惰的關係,這是人與生俱來的「惰性&天性」。
 
大多數人都會挑自己「喜歡&擅長」的事來做,而不是「應該」的事來做,包括企業主也是,我看過一個想創業但無法創業的「準老闆」,自己一個人完全具有接案及服務的能力,也因為業務能力強,所以每年營業額平均都有個400萬,但令人不可思議的是,他長期處於「負債」的狀態,「意外」賠掉的錢,讓他至今還是當不成老闆。
 
最大的問題就是他不願意做「應該做的事」,像是時間管理、財務控管、風險預估,所以「總是」意外連連。像這位仁兄老不願意正視自己「時間管理」的問題,而導致延遲出貨、無法如期交貨,少則賠個3、5萬,多則賠個20幾萬。錢總是左手進、右手出,挖東牆、補西牆,自己的行程搞的亂七八糟,總在處理眼前問題,最後不幸地陷入怨天尤人的惡性循環。
 
這些問題其實我也曾遭遇過,只是幸運地我身處的行業,讓我看到很多的個案及處在不斷學習的環境,好讓我可以在失控前懸崖勒馬,讓創業的學費少繳一點,也慢慢體會到經營管理不是只有靠「宏大的願景」、「激情的夢想」,而是謹慎的把每一件小事做好。所以在2020年一開始,跟大家分享「優化時間」的Google行事曆技巧。

使Google行事曆技巧:確定好事情後立刻記錄下來

一、Google行事曆
坦白說這個方法我抗拒了應該有三年,一開始是事情沒那麼多,所以不想用,就手寫在小本的行事曆上,但後來事情越來越多後,我還是不願意用,總覺得很麻煩,而且手寫行事曆,讓我有種「忙碌」感覺,但這種忙碌感,導致我經常搞不清楚下個行程及代辦事項,搞得同仁都快變成我的秘書,也影響了工作效率。
 
直到前年六月開始,案子及事情成長了快一倍,我不得不接受同仁的建議,開始使用Google行事曆,雖然一開始超級不習慣,但後來真心覺得相當方便,可以把時間、地點、時數、內容…等細節記錄下來外,還可以透過不同顏色區隔事情的輕重緩急,打開app就一目瞭然,不用老是翻紙本行事曆。而且電腦及手機都可「同步」,真的幫助我不用心煩氣躁的想搞清楚接下來的行程是何時&在哪裡。

【二、確定好事情後立刻記錄下來
使用Google行事曆時,如果再搭配「立刻記錄」這個小技巧,很快就會感受到立竿見影的效果。其實很多種行事曆類型都可以使用,但經常確定好事情後,先寫在便利貼上或等一下再開手機記錄,但通常只要等一下後就很容易忘記,尤其是事情多又雜的企業主。
 
所以「立刻記錄」是我後來逼自己使用的小技巧,只要確定時間的當下,我就強迫自己「立刻」記錄下來,好處是可以馬上知道有沒有「強碰」其他行程,也可以清楚知道哪一天是有空檔的時間,以便安排前後的行程。
 
再者,如果有地址及其他細節,也要立刻輸入,之前經常懶惰想說要去時再查Google Map就好,但通常事情一多,行程一緊湊,就會搞得自己焦頭爛額,甚至在連續的行程中,發生丟三落四的情況,讓客戶的印象不佳。
 
三、使用顏色分類輕重緩急
Google行事曆中我覺得最喜歡的一種功能就是「顏色分類」,過去我手寫行事曆也會用不同顏色來寫行程,寫完後看起來是瞞過癮的,但事實上麻煩又浪費時間,而且行程有變更時,在那邊塗塗改改,版面不美觀外,還會看錯行程。
 
而在Google行事曆上可以用「顏色分類」來釐清事情的輕重緩急,像是我的紅色就是最重要的「企業課程」;綠色就是第二重要的「公司事務」;藍色就是第三重要的「EMBA課程」;黃色就是屬於「個人事務」;其他的還有灰色是節日(因為時常忘記哪天有放假)、淺藍色是員工旅行。
 
當然目前的事務不只這些,還有公司會議、廠商會議、課程提案準備、課前準備、每周專欄、論文撰寫、新書寫作…等例行性不用出門的事務沒有記錄上去,這些則是記錄在紙本的行事曆及Check List上,要是把所有事情都在記錄在Google行事曆上,恐怕就成了大花牆,眼花撩亂反而會讓我不想使用。

使Google行事曆技巧:用顏色分類輕重緩急

馬雲說:「阿里巴巴是一個三流idea,一流執行力的企業」,雖然計畫或想法固然重要,但執行力更重要!而強化執行力不是像無頭蒼蠅一樣亂做,而是要「優化你的時間」,避免浪費時間在瑣事及雜事上,方能下好企業的下一步棋。
 
 
蔡緯昱老師
文/心惢文創總經理-蔡緯昱
109.01.09
 
回顧 | 歷史專欄
簡介 | 蔡緯昱Andy
專長 | 美國DISC人力管理系統
著作 | DISC識人溝通學
官方LINE | @eyb3051l

 

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