跳到主要內容
2019計畫啟動(開新視窗)
LINE推廣banner
微微通推廣Banner
粉絲團推廣Banner
:::|

一夕間熱蒐20萬筆的爆紅「開山里」

一夕間熱蒐20萬筆的爆紅「開山里」
幫企業主把錢留住的「內控」原則


相信7月9日你應該有收到一則:「您所在區域(開山里)有本土登革熱疫情,請做好防蚊措施,主動清除室內外積水容器巡查,有發燒、頭痛、關節痛、紅疹等,請儘速就醫接受NS1快篩。台南市政府、疾管署關心您」。
 
接著網友一片KUSO,把「開山里」推上Google熱搜第一名,全台民眾查了半天,起因是疾管署原本只想通知台南市中西區開山里,周圍395公尺的居民注意防疫,沒想到將公尺打成公里(記者會上表示是程式碼跑掉),誤傳到全國2,300萬人的手機裡。
 
雖然一通簡訊讓「開山里」聞名全台,但上千萬的簡訊費,是不是就這樣全民買單?雖然主管機關表示這是公益性質的免費的細胞廣播系統,不過重點是提醒了企業主,是否該做好「內控」以避免不必要的重大損失。

「開山里」推上Google熱搜第一名

很多人常覺得「內控」只有那些上市上櫃公司才有能力可以去做,微中小企業連下一筆訂單都要擔心了,還管什麼內控不內控啊!但不可否認,我看過不少微中小企業就是沒有基本「內控」觀念才導致公司走向衰敗或倒閉。「內控」其實不是什麼大科技,或大策略,而是最基本的「風險預防」概念。
 
雖然微中小型企業沒有較多的資金及人力,去做全面性內控或稽核機制,但其實不用畫地自限,在有限的資源與人力下,還是可以注意及落實幾個「內控」原則:
 
一、工作職務內容應權責分明
清楚定義每件工作的內容及範疇,像是我遇過一些業務專員的工作事項是「開發新顧客、與顧客連繫、解決顧客問題、前3個月服務客戶」,而業務經理則是「向顧客提案、與顧客簽約、解決顧客深度問題」。
 
乍看起來好像差不多,但實際上業務專員是不能向新顧客提案及簽約,只能在開發上及一般問題排除上的連繫,而業務經理則是不能收取款項及做後續的服務,僅能就解決難度較高的問題時,才能與客戶有更多的互動,而最終的顧客服務在簽約三個月後,將轉由客服人員做長期的服務,可以說是一位客戶有三種不同的職務去服務。
 
雖然看似繁瑣,但其實都有「內控」的概念在其中,專員不能私自提案及簽約,避免準客戶被經驗不足的專員給搞砸,而經理不能收取款項及長時間服務顧客,是避免有收回扣及離職後把客戶帶走的風險。
 
這種定義工作職務內容及權責的方式,基本上是不用花錢的,只是需要企業主多花些時間,以書面文字方式訂定每一職位的工作內容、範疇及權責範圍,如此就會較容易知道,出錯時是哪個環節上出了狀況,好能快速控制及解決問題。

二、財務與會計可分開作業
簡單說就是:「管錢的不管帳,管帳的不管錢」,這樣才能互相牽制,防止內部舞弊的問題發生。若一人手握所有財政大權,導致無人可以監督及預防,加上企業主一忙,那就很有機會施展「五鬼搬運大法」,之前新聞就有一個案例,一位會計監守自盜,涉嫌挪用公司公款2.3億購買800多個名牌包,後來被判4年8個月,並需賠償1.7億還給公司。
 
若微中小企業人力吃緊,則可將其一職責交由自己或可信賴之同仁來負責,並且定期由自己或會計師就內帳部分進行稽核,以達到「內控」效果。
 
三、貨品數量的盤點
多數企業都會有原料、半成品、成品等庫存,就算企業主忙碌,也要多請員工去盤點出數量來。「數字」一直以來都是企業管理的「根本」,從進貨、銷貨、營業額到網站後台都是看數字來評估績效的,所以隨時掌握「數字」,就可以很快的知道企業的問題在哪。
 
只要有人問我:「這個生意可不可以做時?」我都會從各方面的數字下手,像是「你粗估進貨成本占定價的幾成?」、「你可以拿到多便宜的成本價?」、「所在的區域同性質的公司有幾家?」、「目標客群有多少?」、「一般這個行業的毛利率有多少?」
 
企業經營管理不是靠感覺,而是講數字的科學,數字能反映大多數的狀況,所以經常性的掌握商品的數量,並核對帳目,多少可以確保企業資產的安全,不是要每天核對到多精準,而是這個動作,可以讓員工知道你有在做「內控」,以起到監督的作用。
 
其實還有包括人力管理、作業管理上的監督,但微中小企業主的雜事本來就很多,人力不足是常態,「挖東牆補西牆」的狀況是三天兩頭就上演,我常跟一些新創業者說:「創業經營講究冷靜理性,而不是血脈噴張的激昂情緒」,越能冷靜地看待眼前的問題,就越能降低企業出錯的機率。
 
重點不在於整天埋怨資源有多不夠,而是如何將手上有限的資源發揮到最大效應,並將結果保留下來,套一句王永慶的名言:「你賺的一塊錢不是你的一塊錢,你存的一塊錢才是你的一塊錢」,落實「內控」概念,才不會讓賺來的錢,在無形中給流逝了。


蔡緯昱老師
文/心惢文創總經理-蔡緯昱
108.07.11
回顧:歷史專欄
簡介:蔡緯昱Andy
專長:美國DISC人力管理系統
暢銷書:DISC識人溝通學
官方LINE:@eyb3051l

 

其他人也看

賣東西之前 先學會把自己賣出去

銷售產品之前,先把自己賣出去吧!但怎麼做呢?初次見面,...

了解更多

打造魅力個人事業品牌 成就最好的你

前幾天意外地收到了一張大約2年多前的照片,是我正在做簡...

了解更多